certificado digital

Veja como usar certificado digital na sua empresa

Poder realizar assinatura de documentos de forma autêntica, legítima e segura com o certificado digital facilita vários processos

Com as recomendações de isolamento social em função da pandemia de coronavírus, muitas empresas optaram pelo formato home office com seus empregado. Segundo a Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise covid-19, elaborado pela Fundação Instituto de Administração (FIA), esta foi a estratégia de 46% das companhias brasileiras.

Mas como é possível assinar documentos importantes e notas fiscais à distância, uma vez que cada um está trabalhando de um lugar, muitas vezes até em outras cidades?

O certificado digital é uma ferramenta que antes mesmo da disseminação mundial da Covid-19 já tinha grande importância, e só ganhou mais adeptos com a quarentena. Como este arquivo eletrônico é possível não apenas realizar assinaturas digitais de documentos, mas simplificar processos e garantir que a troca de informações seja feita de forma segura e confiável, com validade judicial.

Se você tem uma empresa e ainda não utiliza este processo, saiba de que maneira é possível introduzi-lo e aproveitar as vantagens do certificado digital.

Quais são os tipos de certificado digital

  • e-CPF: este modelo é para pessoa física. É a versão digital do CPF, que dá acesso a alguns serviços como eSocial e Receitanet. Também pode ser utilizado para assinatura digital de documentos no caso de o empresário (Pessoa Física) ser representante legal da empresa (Pessoa Jurídica);
  • e-CNPJ: assim como o e-CPF, é a versão digital do CNPJ, e pode ser utilizado pela sua empresa para acessar serviços, gerar Nota Fiscal e também emitir e autenticar processos e documentos;
  • NF-e: este tipo de certificado é utilizado especificamente para emissão de notas fiscais eletrônicas. Apesar de o e-CNPJ também ter essa serventia, com o NF-e é mais seguro, já que com a exclusividade de função não há o risco de o funcionário responsável por emitir os documentos tenha acesso a realização de outras tarefas;
  • e-Simples: tem o mesmo funcionamento do e-CNPJ, mas é utilizado por pequenas empresas, inscritas no Simples Nacional;
  • e-MEI: este certificado é exclusivo para os Microempreendedores Individuais, que podem utilizar o arquivo para emitir Nota Fiscal eletrônica e também fazer registro de funcionários.

Formatos de certificados digitais

  • Certificado A1: este formato de certificado digital é um software com validade de um ano, e que pode ficar instalado no computador ou no emissor de notas fiscais da sua empresa. Com ele é possível automatizar alguns processos, e utilizar a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.
    • Certificado A3: diferente do A1, o certificado A3 é um hardware. Sendo assim, é necessário ter um pen-drive, um cartão, um token, ou alguma outra conexão USB para utilizar o dispositivo em um computador. A vantagem em relação ao A1 é que, por não precisar ser instalado, pode ser levado para qualquer lugar. Além disso, possui validade maior: de um a cinco anos.

Como utilizar o certificado digital na sua empresa

Agora que você já conhece os modelos e formatos de certificado digital e pode escolher qual se encaixa melhor para a sua empresa, saiba quais são as principais vantagens e de que maneira utilizar:

  • Assinar documento em PDF:

Esta talvez seja a utilização mais comuns dos certificados digitais nas empresas. Poder reunir assinaturas de funcionários, diretores, clientes espalhados em qualquer parte do mundo de forma digital e segura, além de garantir a validade jurídica do arquivo.

  • Emitir Nota Fiscal eletrônica:

A depender do tamanho da sua empresa, provavelmente existe um grande volume de emissão de notas fiscais, especialmente em função dos regimes tributários brasileiros. Aos poucos, o Ministério da Fazenda está implantando que todas as empresas realizem essa emissão de nota fiscal eletrônica, e então a utilização do certificado digital será obrigatória.

  • Facilitar o reconhecimento de firmas:

Esqueça aquelas horas perdidas nas burocráticas filas dos cartórios! Com o certificado digital é possível facilitar o processo de reconhecimento de firma, autentificando as assinaturas necessárias do documento.

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